4. Kann ich mit MAXQDA PDF-Dateien einlesen?
Mit der Version MAXQDA 10 ist das Einlesen von PDF Dateien problemlos möglich. Dabei gehen keine Formatierungen des PDF Dokumentes verloren, das Aussehen wird also komplett beibehalten. Für MAXQDA2 2007 gilt: Einzulesende Daten müssen im RTF Format vorliegen. Sie können aber Ihre PDF-Dateien in das Format RTF umwandeln. In Adobe Acrobat können Sie beispielsweise wählen, dass eine Datei im RTF-Format abgespeichert wird. Noch bessere Ergebnisse erzielen unserer Erfahrung nach jedoch Texterkennungs-Programme, wie z.B. FineReader oder OmniPage, von denen auch ältere Versionen gute Konvertierungsergebnisse bringen. Mehr Informationen dazu finden sie unter www.maxqda.de/service/tipps/mit-pdf-dokumenten-arbeiten.
Bearbeitungsmöglichen
Die Bearbeitungsmöglichen von PDF Dokumenten in MAXQDA werden kontinuierlich erweitert und in kostenfreien Updates zur Verfügung gestellt. Die unten aufgeführten Hinweise gelten für das Dezember-Release (R061210). Wir empfehlen regelmäßig die Funktion “Nach Update suchen” in MAXQDA zu nutzen, so können Sie sicher sein, dass Sie stets auf dem neuesten Stand zu sein!
Bei der Arbeit mit PDF-Dateien sollten Sie folgendes beachten:
PDF als externe Dateien führen
Die Dateigröße von importierten PDF-Dateien ist aufgrund der PDF-Struktur größer als bei RTF- und DOC-Dateien. Wenn Sie viele PDF Dateien einlesen, zugleich aber Ihre Projektdatei “schlank” halten wollen, empfiehlt es sich, die Möglichkeit der externen Speicherung zu nutzen. Unter “Projekt > Optionen” können Sie einstellen, bis zu welcher Dateigröße PDF-Dateien in Ihre MAXQDA-Projektdatei eingebettet werden. Dateien die diese vorgegebene Größe übersteigen, werden als “externe Objekte” in Ihrer MAXQDA Projektdatei geführt.
Was heißt das? Externe Dateien werden beim Einlesen nicht in die Projektdatei eingebettet; vielmehr wird eine Kopie erstellt, die standardmäßig im Verzeichnis “MAXQDA_Externals” abgelegt wird. ( können auch Bilder sein; Audio- und Videodatei werden immer als solche behandelt). Sie können unter Projekt/Optionen einen anderen Speicherort einstellen. (Dabei wird vorausgesetzt, dass an den Original-PDF Dateien nach dem Einlesen keine Veränderungen vorgenommen werden). Der tatsächliche Speicherort Ihrer externen Dateien ist in MAXQDA jederzeit über die obere Menüleiste einsehbar: “?/System-Info/Directories/5″.
Dieses Vorgehen garantiert jederzeitige Zugriffsmöglichkeiten auf Ihre Externe Datei, unabhängig vom Speicherort der Originaldatei. Zum Portieren einer Projektdatei von PC zu PC benutzen Sie die Funktion “Projekt/Externe Dateien” bündeln bzw. “Projekt/gebündelte Dateien entpacken”. So haben Sie Ihre externen Dateien jederzeit im Zugriff. Alle anderen Dokumente sind nach wie vor Bestandteil Ihrer Projektdatei. Mit Ausnahme der externen Objekte gilt nämlich nach wie vor das Prinzip “Ein-Projekt = EineDatei”.
Referenzierung von Codierungen
Aufgrund der besonderen Struktur von PDF Dokumenten kann bei der Bestimmung von Codierungen die in MAXQDA gewohnte Referenzierung auf Paragraphen bei PDF-Dokumenten nicht angewendet werden. Stattdessen wird auf die seitenbezogene Zeichenposition referenziert. Die Konsequenz ist, dass ein codiertes Segment (ein Coding) nicht über die Paragraphennummer sondern über die seitenbezogene Zeichenpositionen referenziert wird. In allen Übersichtstabellen finden Sie daher die Angaben zu Anfang und Ende eines Dokumentsegments nicht in Paragraphenangaben sondern als Angabe zur seitenbezogenen Zeichenposition. Diese Nummern sind natürlich nicht mehr intuitiv und unmittelbar visuell lokalisierbar.
- Daher endet eine Codierung spätestens am Seitenende. Wird sie auf der nächsten Seite fortgesetzt, so muss sie als weitere Codierung vorgenommen werden. Bei den Übersichten werden allerdings beide Codierungen untereinander gelistet und damit in der Zusammenschau als fortlaufend sichtbar.
- Alle Funktionen von MAXQDA, die eine Satzerkennung oder Absatznummerierung voraussetzen, können bei PDF-Dateien nur eingeschränkt verwendet werden. Dies gilt z.B. für das Auto-Codieren von Sätzen und Absätzen, aber auch für die Nähe-Funktionen.
- Farb-Codieren, also das farbige Hinterlegen von Textstellen, ist nicht verfügbar. Die Zuweisung von Farben zu Ihren Codes ist natürlich weiter frei verfügbar.
Suchen in PDF
Die Suche funktioniert natürlich nur in PDF-Dateien, die auch tatsächlich gelayouteten Text (und nicht nur Grafiken mit Texten) enthalten. Ggf. muss also vor dem Import einer PDF-Datei eine OCR-Texterkennung durchgeführt werden.
TIPP: Wegen der umfangreicheren Analysemöglichkeiten sind RTF- bzw. DOC/X-Dateien dem PDF-Format in der Regel vorzuziehen.
