Sie können in MAXQDA nach Wunsch ein Admin-System einrichten, mit unterschiedlichen Benutzerrechten für unterschiedliche Gruppen von Benutzern. Sie schalten die Benutzerverwaltung über Projekt > Benutzerverwaltung einschalten ein.
Sobald Sie die Benutzerverwaltung eingeschaltet haben, erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie das Benutzerkennwort setzen müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich das Admin-Kennwort auch wirklich merken. Es gibt ansonsten keine Möglichkeit mehr, das MAXQDA-Projekt zu öffnen.
Bei einem erneuten Aufruf der Benutzerverwaltung müssen Sie sich mit Benutzernamen und zugehörigen Passwort anmelden. In unserem Beispiel heißt die Nutzerin Lisa Erwings.
In der Standardkonfiguration können nur Administratoren die Benutzerverwaltung aufrufen, Benutzer hinzufügen oder Rechte ändern. Sobald Sie sich angemeldet haben, erscheint ein Fenster, in welchem Sie Nutzer anlegen und die jeweiligen Rechte für verschiedene Nutzer bzw. Mitglieder Ihres Forschungsteams einrichten können. Unterhalb des Admin-Levels finden Sie drei verschiedene Levels. In jedem dieser Levels können Sie bestimmen, welche Benutzerrechte Personen haben, die Sie einem Level zuordnen. In der rechten Spalte legt der Administrator durch Klicken auf das rote bzw. grüne Symbol fest, welche Rechte in welchem Level den zugeordneten Personen zur Verfügung stehen. Sie können zu jedem Level beliebig viele Personen hinzufügen. In unserem Beispiel ist Lisa Erwings der Administrator, Peter der Projektleiter etc.
In der unteren Symbolleiste stehen Ihnen in MAXQDA 12 weitere nützliche Funktionen zur Verfügung. So können Sie beispielsweise über die gewohnten Buttons die gesamte Benutzerverwaltung exportieren oder importieren, Benutzer hinzufügen oder löschen, die Benutzerkennwörter für einzelne Nutzer zurücksetzen oder aber auch eine weitere Zugangsbarriere schaffen, indem Sie sich die Funktion Initialkennwort setzen 
zu Nutze machen. Diese Funktion bewirkt, dass neue Benutzer beim ersten Login in ein geschütztes MAXQDA-Projekt nicht nur ihren Benutzernamen eingeben müssen, sondern auch eben dieses Initialkennwort. Außerdem finden Sie in der Benutzerverwaltung auch die Option Benutzerverwaltung ausschalten, welche z. B. nach Abschluss ihres Forschungsprojektes und Auflösung des Forscherteams nützlich werden kann.
