Neben der Steuerung durch die verschiedenen Menüs, die über die Menüzeile zugänglich sind, sieht MAXQDA die Steuerung durch eine Symbolleiste und durch Kontextmenüs in den jeweiligen Fenstern vor. Im Fenster „Liste der Dokumente“ sind die Funktionen konzentriert, die sich auf die Handhabung der Dokumente beziehen.
Symbolleiste
In der Symbolleiste in der Kopfzeile des Fensters „Liste der Dokumente“ lassen sich folgende häufig benötigte Funktionen anklicken:
Aktivierungen zurücksetzen – hebt die aktuelle Aktivierung auf
Aktivieren via Dokumentvariablen – ermöglicht die Aktivierung von Dokumenten abhängig von deren Variablenwerten
Nur aktivierte Dokumente anzeigen bzw. 
Alle Dokumente anzeigen – reduziert die Anzeige der Dokumente auf die aktuell aktivierten Dokumente.
Aktivieren durch Farbauswahl – ermöglicht die Aktivierung von Dokumenten abhängig von deren Farbattribut.
Neue Dokumentgruppe – erzeugt eine neue Dokumentgruppe direkt oberhalb der Dokumentgruppe, die am weitesten oben steht
Dokumente importieren – ermöglicht das Einfügen von Texten, PDF-Dateien, Tabellen, Bildern sowie Media-Dateien ins Projekt
Suchleiste anzeigen – ermöglicht die Suche nach einzelnen Dokumenten
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Dokumentgruppen und Dokumente
Um die Dokumente besser organisieren zu können, lassen sich „Dokumentgruppen“ einrichten, denen die einzelnen Dokumente dann zugeordnet werden können. Seit MAXQDA 10 ist die Definition von Dokumentgruppen aber nicht mehr zwingend erforderlich. Man kann auch alle Dokumente dem Hauptordner, d.h. der Wurzel der „Liste der Dokumente“ zuordnen.
Für bestimmte Analyseaufgaben können Dokumente aus unterschiedlichen Dokumentgruppen oder dem Hauptordner zusammengestellt werden. Diese temporären Zusammenstellungen von Dokumenten heißen in MAXQDA „Dokumentsets“.
Im Fenster „Liste der Dokumente“ können also drei Ebenen unterschieden werden, auf denen jeweils ein Kontextmenü verfügbar ist:
- die Ebene des Projektes
- die Ebene der Dokumentgruppe bzw. der Dokumentgruppen
- die Ebene der einzelnen Dokumente
Die oberste Ebene
Die hierarchisch höchste Ebene stellt die Ebene des Projektes dar. Wenn Sie ein neues Projekt erzeugt haben, ist das Fenster „Liste der Dokumente“ leer bis auf die Zeile „Dokumente“. Dem Wort „Dokumente“ ist ein Icon vorangestellt das einen geschlossenen Karteikasten symbolisiert.
Durch Anklicken dieser „Wurzel“ des Baums mit der rechten Maustaste wird folgendes Kontextmenü geöffnet:
Das Menü umfasst folgende Funktionen:
Alle Dokumente aktivieren – Mit diesem Befehl werden alle Dokumente des geöffneten Projektes aktiviert.
Alle Dokumente deaktivieren – Mit diesem Befehl werden alle Dokumente des geöffneten Projektes deaktiviert.
Aktivieren via Dokumentvariablen – Diese Funktion ermöglicht, auf der Basis der vorhandenen Dokumentvariablen logische Bedingungen zu formulieren und Dokumente aufgrund dieser Bedingungen zu selektieren.
Aktivierung invertieren – Dreht den Aktivierungszustand gewissermaßen um, d.h. aktivierte Dokumente werden deaktiviert und bislang nicht aktivierte Dokumente werden aktiviert. Diese Option ist besonders nützlich im Kontext der logischen Aktivierung, denn so lässt sich jeweils ohne Umstände die Kontrastgruppe bilden.
Alle Dokumentgruppen einklappen – alle Dokumentgruppen werden für die bessere Übersicht über die Dokumentgruppen eingeklappt, sodass deren Dokumente nicht zu sehen sind.
Memo – Erlaubt es, ein Projektmemo zu erstellen, d.h. ein Memo, das sich auf das gesamte Projekt bezieht.
Neue Dokumentgruppe – Mit dieser Funktion wird eine neue Dokumentgruppe definiert.
Dokumentgruppen aufsteigend sortieren – Bewirkt eine alphabetische Sortierung der Dokumentgruppen nach ihrem Namen in aufsteigender Reihenfolge.
Dokumentgruppen absteigend sortieren – Bewirkt eine alphabetische Sortierung der Dokumentgruppen nach ihrem Namen in absteigender Reihenfolge.
Aktivierte Dokumente hierhin verschieben – Alle derzeit aktivierten Dokumente werden auf die obersten Ebene verschoben.
Dokument erstellen – Fügt ein neues leeres Text- oder Tabellen-Dokument mit einem Standardnamen in die Liste ein.
Dokumente importieren – Eins oder mehrere neue Dokumente können importiert werden. Diese werden der obersten Ebene („Wurzel“) zugeordnet. Nach Anklicken dieser Funktion wird ein üblicher Dialog zum Datei öffnen gestartet. Das Dokument wird im Listenfeld ausgewählt, dann wird die Schaltfläche Öffnen angeklickt. Die einzulesenden Dokumente können in den Textformaten TXT-, RTF-, DOC/X-, im PDF-Format oder in den Bildformaten JPG, GIF, TIF und PNG formatiert sein. Auch Media-Dateien lassen sich hier auswählen, werden jedoch aufgrund ihrer Größe nicht in die Projektdatei importiert, sondern extern gespeichert und zu einem Textdokument zugeordnet.
Dokumente aus Excel-Tabelle importieren – Diese Option dient dem Import mit automatischer Vorabcodierung von Texten in Tabellenstruktur, was u.a. sehr hilfreich ist für die Auswertung von Surveydaten.
Strukturiertes Dokument importieren (Preprozessor) – Diese Option dient dem Import mit automatischer Vorabcodierung eines Textes. Der Text kann dabei auch automatisch in mehrere Dokumente aufgeteilt werden.
Fokusgruppen-Transkript importieren – Diese Option dient dem Import eines Transkripts einer Fokusgruppe, das beim Import automatisch codiert wird.
f4/f5-Transkript importieren – Diese Option dient dem Import eines Transkript, das mit der Software f4/f5 erstellt wurde. Nach Auswahl des Transkripts fragt MAXQDA zusätzlich nach der zugehörigen Media-Datei, um sie dem Transkript zuzuordnen.
Audio-/Videodatei transkribieren – Mit dieser Option lässt sich eine Audio- oder Videodatei importieren, die dann innerhalb von MAXQDA transkribiert (verschriftlicht) wird. Als Dokumentname wird zunächst der Dateiname der Media-Datei übernommen.
Übersicht Codings – Alle Codierungen des Projektes werden in Tabellenform aufgelistet.
Übersicht Variablen – Die Matrix der Dokumentvariablen des Projektes wird in der Datenansicht präsentiert.
Übersicht Memos – Alle Memos des Projektes werden in Tabellenform aufgelistet.
Übersicht Codes – Alle in den Codes des Projektes, die in mindestens einem Dokument vergeben wurden, werden in Tabellenform aufgelistet.
Übersicht Links – Tabellarische Übersicht über alle Links des Projektes wird präsentiert.
Übersicht Summarys – Tabellarische Übersicht über alle Summarys des Projektes wird präsentiert.
Wortwolke – Erstellt eine TagCloud der am häufigsten in den Dokumenten des Projektes benutzten Wörter.
Teamwork Export – Exportiert alle Codings, Memos, Summarys und Variablen des Projektes.
Teamwork Import – Importiert alle Codings, Memos, Summarys und Variablen eines anderen Projektes.
MAXDictio-Codiertool – Ruft das Codiertool von MAXDictio auf (wird nur angezeigt, wenn MAXQDAplus mit dem Zusatztool MAXDictio installiert ist).
Die mittlere Ebene: die Dokumentgruppe
Ein Projekt kann aus beliebig vielen Dokumentgruppen bestehen. Auf der Ebene der Dokumentgruppe ist wiederum ein Kontextmenü verfügbar, das sich nur auf die ausgewählte, d.h. angeklickte, Dokumentgruppe bezieht. Wenn man also Operationen mit einer bestimmten Dokumentgruppe durchführen möchte, wird diese einfach mit der rechten Maustaste angeklickt.
Hier sind die verschiedenen Optionen für eine Dokumentgruppe:
Alle Dokumente aktivieren – Mit diesem Befehl werden alle Dokumente der Dokumentgruppe aktiviert.
Alle Dokumente deaktivieren – Mit diesem Befehl werden alle Dokumente der Dokumentgruppe deaktiviert.
Memo – Erlaubt es, ein Memo zu erstellen, das sich auf die ausgewählte Dokumentgruppe bezieht.
Dokumentgruppe löschen – Mit diesem Befehl werden alle zu einer Dokumentgruppe gehörenden Dokumente, ihre Codierungen, Memos und die zugehörigen Variablenwerte mit einem Schlag gelöscht. MAXQDA führt den Löschvorgang nur dann aus, wenn Sie die Löschung bestätigen.
Dokumentgruppe umbenennen – Ermöglicht es, der Dokumentgruppe einen anderen Namen zu geben.
Dokumente aufsteigend sortieren – Bewirkt eine alphabetische Sortierung der Dokumente innerhalb dieser Dokumentgruppe.
Dokumente absteigend sortieren – Bewirkt eine absteigend alphabetische Sortierung der Dokumente innerhalb dieser Dokumentgruppe.
Aktivierte Dokumente hierhin verschieben – Führt zu einer Umsortierung der Dokumente, indem alle derzeit aktivierten Dokumente in die gewählte Dokumentgruppe verschoben werden.
Dokument erstellen – Fügt ein neues leeres Dokument mit einem Standard-Namen in die Liste ein. Gleichzeitig wird das Dokument geöffnet und es kann mit dem Eintippen des Dokumentes begonnen werden.
Dokumente importieren – Ein oder mehrere neue Dokumente können importiert werden. Diese werden der angeklickten Dokumentgruppe zugeordnet. Nach Anklicken dieser Funktion wird ein üblicher Dialog zum Datei öffnen gestartet. Das Dokument wird im Listenfeld ausgewählt, dann wird die Schaltfläche Öffnen angeklickt. Die einzulesenden Dokumente können in den Textformaten TXT-, RTF-, DOC/X-, im PDF-Format oder in den Bildformaten JPG, GIF, TIF und PNG formatiert sein. Auch Media-Dateien lassen sich hier auswählen, werden jedoch aufgrund ihrer Größe nicht in die Projektdatei importiert, sondern extern gespeichert und zu einem Textdokument zugeordnet.
Fokusgruppen-Transkript importieren – Diese Option dient dem Import eines Transkripts einer Fokusgruppe, das beim Import automatisch codiert wird.
f4/f5-Transkript importieren – Diese Option dient dem Import eines Transkript, das mit der Software f4/f5 erstellt wurde. Nach Auswahl des Transkripts fragt MAXQDA zusätzlich nach der zugehörigen Media-Datei, um sie dem Transkript zuzuordnen.
Audio-/Videodatei transkribieren – Mit dieser Option lässt sich eine Audio- oder Videodatei importieren, die dann innerhalb von MAXQDA transkribiert (verschriftlicht) wird. Als Dokumentname wird zunächst der Dateiname der Media-Datei übernommen.
Übersicht Codings – Alle Codierungen dieser Dokumentgruppe werden in Tabellenform aufgelistet.
Übersicht Variablen – Die Matrix der Dokumentvariablen dieser Dokumentgruppe wird präsentiert.
Übersicht Memos – Alle Memos dieser Dokumentgruppe werden in Tabellenform aufgelistet.
Übersicht Codes – Alle Codes, die in einem Dokument dieser Dokumentgruppe verwendet wurden, werden in Tabellenform aufgelistet.
Übersicht Links – Tabellarische Übersicht über alle Links von Dokumenten dieser Dokumentgruppe.
Übersicht Summarys – Tabellarische Übersicht über alle Summarys von Dokumenten dieser Dokumentgruppe.
Wortwolke – Erstellt eine TagCloud der am häufigsten in den Dokumenten dieser Dokumentgruppe benutzten Wörter.
Teamwork Export – Exportiert alle Codings, Memos und Variablen dieser Dokumentgruppe.
Teamwork Import – Importiert Codings, Memos und Variablen für diese Dokumentgruppe.
MAXDictio-Codiertool – Ruft das Codiertool von MAXDictio auf (wird nur angezeigt, wenn MAXQDAplus mit dem Zusatztool MAXDictio installiert ist).
Die untere Ebene: das einzelne Dokument
Auch auf der Ebene des einzelnen Dokumentes ist ein Kontextmenü verfügbar, das eine Reihe von Befehlen enthält, um Operationen mit dem ausgewählten Dokument durchzuführen.
Die Funktionen dieses Kontextmenüs im Einzelnen:
Aktivieren – Das angeklickte Dokument wird aktiviert bzw. falls es bereits aktiviert ist, wird die Aktivierung aufgehoben.
Dokument öffnen – Das Dokument wird geöffnet und in den „Dokument-Browser“ geladen. In der „Liste der Dokumente“ wird das jeweils geöffnete Dokument durch ein besonderes Symbol (Dokument mit Stift) kenntlich gemacht.
Dokument in neuem Tab öffnen – Das Dokument wird in einem neuen Tab des „Dokument-Browsers“ geöffnet. In der „Liste der Dokumente“ wird das aktuell angezeigte Dokument durch ein besonderes Symbol (Dokument mit Stift) kenntlich gemacht.
Dokument in zweitem Dokument-Browser öffnen – Das Dokument wird in einem zweiten „Dokument-Browser“ geöffnet.
Memo – Erstellt ein Memo für dieses Dokument
Farbattribut – Erlaubt es, einem Dokument eine Farbe zuzuordnen
Dokument löschen – Das Dokument und alle zugehörigen Daten (Memos, Codings, Variablenwerte) werden gelöscht. MAXQDA führt den Löschvorgang nur dann aus, wenn Sie die Löschung bestätigen.
Dokument umbenennen – Der Name des Dokumentes kann modifiziert werden.
Dokument exportieren – Das ausgewählte Dokument wird exportiert und an einem Ort Ihrer Wahl gespeichert.
Übersicht Codings – In einer Tabelle wird eine Aufstellung aller codierten Segmente dieses Dokumentes präsentiert.
Übersicht Variablen – In einer Tabelle wird eine Aufstellung der Variablen dieses Dokumentes präsentiert. Es können Variablenwerte eingegeben bzw. verändert werden.
Übersicht Memos – In einer Tabelle wird eine Aufstellung aller Memos dieses Dokumentes präsentiert.
Übersicht Codes – Tabellarische Übersicht über alle Codes, die in dem gewählten Dokument vergeben wurden.
Übersicht Links – Tabellarische Übersicht über alle Links dieses Dokumentes.
Übersicht Summarys – Tabellarische Übersicht über alle Summarys von Dokumenten dieser Dokumentgruppe.
Dokument-Portrait – Visuelle Darstellung der Codierungen eines Dokumentes, wobei die Grafik die Farbattribute der zugeordneten Codes enthält. Der Umfang codierter Segmente dient als Gewichtungsfaktor, so dass größere Segmente auch entsprechend mehr Platz in der Grafik einnehmen.
Codeline – Visuelle Darstellung der Codierungen eines bestimmten Dokumentes. Es wird eine Matrix „Codes x Textabschnitte (Paragraphen)“ erstellt, in der sofort erkennbar ist, an welcher Stelle eines Dokumentes welche Codes zugeordnet sind.
Wortwolke – Erstellt eine TagCloud der am häufigsten in diesem Text benutzten Wörter.
Teamwork Export – Alle zu diesem Dokument gehörenden Codings, Memos und Variablen werden in eine Exportdatei geschrieben. Diese Datei lässt sich an einem anderen Computer wieder importieren. Die Funktion ermöglicht die Arbeit im Team und das arbeitsteilige Bearbeiten von Dokumenten.
Teamwork – Dies ist die komplementäre Funktion zum Teamwork Export. Eine zuvor erstellte Export-Datei wird importiert.
MAXDictio-Codiertool – Ruft das Codiertool von MAXDictio auf (wird nur angezeigt, wenn MAXQDAplus mit dem Zusatztool MAXDictio installiert ist).
Eigenschaften – Hier lassen sich Eigenschaften des betreffenden Dokumentes definieren, z.B. ob das Dokument schreibgeschützt sein soll. In diesem Fall kann das Dokument in MAXQDA nicht editiert werden. Hier kann auch eine Media-Datei mit dem Dokument verlinkt werden, z.B. um parallel zum verschriftlichten Interview auch einen Zugriff auf die Original-Audiodatei zu haben oder um diese direkt zu codieren.
