Memos in der „Übersicht Memos“ verwalten

Die Memos eines Projektes stehen nicht nur direkt an einem Text oder einem Code zur Verfügung, sondern auch in tabellarischen Übersichten. Solche Memo-Übersichten sind an verschiedenen Stellen des Programms verfügbar. Eine Auflistung aller Memos kann in der Menüzeile über Analyse > Übersicht Memos oder über das Symbol  in der Standard-Symbolleiste von MAX­QDA aufgerufen werden.

Zudem sind kontextbezogene Auflistungen von Memos in der „Liste der Dokumente“ und der „Liste der Codes“ verfügbar. Wählt man aus dem Kontextmenü einer Dokumentgruppe den Eintrag Übersicht Memos, listet MAXQDA alle Memos, welche in den Dokumenten selbst und an den Dokumenten in der „Liste der Dokumente“ vergeben wurden. Im Kontextmenü eines Codes findet sich der Eintrag Übersicht verknüpfte Memos, mit dessen Hilfe man eine Auflistung aller Memos erhält, die mit dem angeklickten Code verknüpft sind.

Egal, von welcher Stelle aus man die „Übersicht Memos“ aufruft, erscheint eine tabellarische Auflistung der entsprechenden Memos. Jedes Memo stellt eine Zeile in dieser Tabelle dar.

Tipp: Klickt man auf die Zeile eines Text-Memos, wird der Text, dem das Memo zugeordnet ist, in den „Dokument-Browser“ geladen, und wird genau an die Stelle positioniert, an der sich das Memo befindet. Durch Doppelklicken auf eine Zeile wird das Memo zur Bearbeitung geöffnet.
Die „Übersicht Memos“

Die Spalten der Tabelle enthalten alle wesentlichen Informationen über das Memo, unter anderem:

  • Die Namen des Dokuments und der Dokumentgruppe, zu dem das Memo gehört bzw. den Namen des Codes, falls es sich um ein Code-Memo handelt.
  • Bei Memos innerhalb eines Dokuments die Position im Dokument.
  • Den Autor und das Erstellungsdatum des Memos.
  • Eine Vorschau des Memo-Textes, und zwar die ersten 63 Zeichen.
  • Die Herkunft des Memos, d.h. ob es einem Code, einer Textstelle, einem Dokument oder media-Datei, einer Dokumentgruppe, einem Dokumentset oder einem Projekt zugeordnet ist, oder ob es sich um ein freies Memo handelt

Der obere Bereich des Fensters zeigt den Memotext an, sodass sich schnell durch die verschiedenen Memos blättern lässt, ohne sie ihm Memofenster zu öffnen. In der „Übersicht Memos“ können die Memos nicht verändert, sondern nur gelöscht werden. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste eine Zeile an und wählen die Option Löschen.

Hinweis: Will man ein Memo ändern, so muss man auf die Zeile des gewünschten Memos doppelklicken. Es erscheint die Memo-Eingabemaske in der bekannten Form und man kann den Memotext ändern oder ergänzen.

Übersicht Memos sortieren und Ansicht anpassen

Die Spalten der Tabelle können wie bei allen MAXQDA-Tabellen durch Verschieben in eine andere Reihenfolge gebracht werden. Dazu wird das Tabellenfeld in der Kopfzeile mit der linken Maustaste angeklickt. Man hält die Maustaste gedrückt und schiebt die Spalte an die gewünschte Stelle der Tabelle.

Ferner lassen sich Spalten ausblenden, indem der betreffende Spaltenkopf mit der rechten Maustaste angeklickt wird und dann die Option Ausblenden gewählt wird. Klickt man auf einen Spaltenkopf mit der rechten Maustaste und dort den Eintrag Spaltenauswahl, kann man bestimmen, welche Spalten angezeigt und welche ausgeblendet werden sollen.

Jedes Datenfeld kann als Sortierkriterium für die Übersicht der Memos dienen. Dazu ist lediglich das Datenfeld in der Kopfzeile der Tabelle anzuklicken. Wenn man das erste Datenfeld Dokumentgruppe anklickt, wird die Tabelle in aufsteigender Reihenfolge der Dokumentgruppen sortiert, d.h. beginnend mit dem Buchstaben A. Führt man das gleiche für die Spalte Dokument durch, erscheinen alle Memos eines Textes hintereinander. Ein erneutes Anklicken des Datenfeldes Dokuments bewirkt eine Sortierung in absteigender Reihenfolge beginnend mit Z.

Analog verhält es sich mit den anderen Datenfeldern: Wenn man das Erstellungsdatum anklickt, werden die Memos in der Reihenfolge ihrer Erstellung sortiert. Wenn man die Spalte Autor im Tabellenkopf anklickt, erscheinen alle von einem Autor verfassten Memos hintereinander.

„Übersicht Memos“ filtern

Wie alle Übersichten in MAXQDA lässt sich auch die tabellarische Übersicht der Memos nach verschiedenen Kriterien filtern. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie nur die Code-Memos eines Projekts, nur die Memos eines Benutzers oder nur die Memos, die nach einem bestimmten Zeitpunkt erstellt wurden, zusammenstellen möchten.

Um beispielsweise alle Code-Memos eines Projekts aufzulisten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die „Übersicht Memos“ mit allen Memos. Dies geht am schnellsten per Klick auf das Symbol  in der Standard-Symbolleiste.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift „Herkunft“ und wählen Sie Filter.
  3. Im erscheinenden Dialogfenster geben Sie bei dem Kriterium „Enthält“ den Text „Code“ ein:
„Übersicht Memos“ filtern
  1. Nach Klick auf OK listet MAXQDA nur noch die Code-Memos des Projektes:
Auflistung aller Code-Memos eines Projekts

Weitere Informationen zum Filtern von Übersichten finden Sie unter Tabellarische Übersichten filtern.

„Übersicht Memos“ durchsuchen

Es ist ebenfalls möglich, in den verschiedenen Spalten zu suchen. Um eine spezielle Spalte zu durchsuchen, klicken Sie dessen Überschrift mit der rechten Maustaste an und wählen Suchen. Die Fundstellen des eingegebenen Suchbegriffs werden sofort farbig hinterlegt und mit der Pfeil-Auf und Pfeil-Ab-Taste können Sie zwischen den Memos navigieren, in deren Zeile ein Suchtreffer gefunden wurde. Welche Spalten gleichzeitig durchsucht werden, können Sie mit der Option Spalten für die Suche auswählen festlegen. Wenn Sie die Suchleiste mithilfe des Lupen-Symbols  in der Symbolleiste der „Übersicht Memos“ einschalten, wird die Suche automatisch in allen Spalten durchgeführt.

Hinweis: Wenn Sie die Spalte „Vorschau“ durchsuchen, werden nur die ersten 63 Zeichen eines Memos, aber nicht dessen gesamter Memotext durchsucht. Will man im gesamten Memo-Text suchen, kann man die Funktion Analyse > Lexikalische Suche verwenden.

Neues freies Memo anlegen

In der Symbolleiste der „Übersicht Memos“ findet sich das Icon  Neues freies Memo. Mit einem Klick auf dieses Symbol erzeugen Sie ein neues Memo, das keinem bestimmten Dokument, Code oder Textstelle zugeordnet ist. Alternativ können Sie ein freies Memo über den Eintrag Analyse > Neues freies Memo im Hauptmenü erzeugen.

Freie Memos sind nur in der „Übersicht Memos“ zugänglich, wenn diese alle Memos des Projekts enthält.

Aus der „Übersicht Memos“ zu einem Memo springen

Von jedem Memo, das innerhalb eines Dokuments vergeben wurde, lässt sich von der Memo-Übersicht aus direkt zu der Stelle springen, an die das Memo angeheftet ist. Dazu klickt man das gewünschte Memo in der Tabelle einfach an. Sogleich wandert nicht nur der Lichtbalken zu diesem Memo, sondern es wird das Dokument, zu dem das Memo gehört, in das Fenster „Dokument-Browser“ geladen, wobei es genau in dem Bereich positioniert wird, wo sich das Memo befindet.

Diese Option, sofort vom Memo ins Dokument springen zu können, ist natürlich nur bei Memos wirksam, die innerhalb eines Dokuments vergeben wurden. Bei Code-Memos, die an einen Code und nicht an eine bestimmte Textzeile angeheftet sind, bewirkt das Anklicken einer Memozeile in der Memo-Tabelle, dass der betreffende Code in der „Liste der Codes“ selektiert wird (bemerkbar an einem blauen Balken), das Fenster „Dokument-Browser“ bleibt unverändert.

Von einem Memo in der „Übersicht Memos“ zu dessen Position im Dokument springen

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