Mit externen Dateien im SPSS- oder Excel-Format arbeiten

SPSS-Datei öffnen

Um eine SPSS-Datendatei mit MAXQDA-Stats zu öffnen und zu analysieren, gehen Sie wie folgt vor:

  • Sofern MAXQDA Stats noch nicht gestartet ist, wählen Sie im Menüband von MAXQDA den Eintrag Stats > Mit externer Datei öffnen. Im erscheinenden Dateidialog können Sie die Datei auswählen.
  • Sollte MAXQDA Stats bereits gestartet sein, lässt sich die Datei direkt aus dem Hauptmenü über Datei > Externe Datei öffnen einlesen. Da in MAXQDA Stats immer nur ein Datensatz gleichzeitig geöffnet sein kann, wird Stats Sie daraufhin fragen, ob Sie die gerade geöffneten Daten noch speichern bzw. zu MAXQDA transferieren möchten, da die Datenmatrix ansonsten nicht mehr zur Verfügung steht, wenn die externe Datei geöffnet wird.

Nach dem Öffnen der SPSS-Datei stehen alle Analysefunktionen von Stats zur Verfügung.

Hinweis: Variablen des Typs „Text“ können in MAXQDA Stats nur 63 Zeichen umfassen. Die Inhalte von String-Variablen, die über 63 Zeichen hinausgehen, werden beim Import abgeschnitten.

Excel-Dateien öffnen

MAXQDA Stats kann Daten aus Excel einlesen, wobei folgender Aufbau der Datei erwartet wird, welcher dem Dateneditor entspricht: Die Spaltenüberschriften enthalten die Variablennamen, die Fälle bilden die Zeilen:

ID Bildungsherkunft Alter in Jahren Beruf
1 niedrig 26 Schneiderin
2 hoch 33 Friseur
3 mittel 32 Mechatroniker
4 mittel 25 Mediendesignerin

Die erste Spalte ID ist keine Pflicht, allerdings ist es für die Transparenz und Nachvollziehbarkeit ratsam, eine eindeutige Identifikationsnummer im Datensatz zu führen, um die einzelnen Fälle zweifelsfrei zuordnen zu können, insbesondere wenn die Datei später in anderen Programmen weiterbearbeitet werden soll.

Das Öffnen einer Excel-Datei funktioniert auf die gleiche Weise wie weiter oben für SPSS-Dateien beschrieben über den Menüpunkt Stats in MAXQDA oder den Menüpunkt Datei direkt in MAXQDA Stats. Da in der Excel-Datei jedoch keine Informationen über die Variablentypen enthalten sind, erscheint nach dem Auswählen der Excel-Datei in Stats ein Dialog, in dem Sie die Variablentypen festlegen können.

Dialog zur Bestimmung der Variablentypen beim Excel-Import

Mithilfe der Häkchen in der ersten Spalte legen Sie fest, welche der erkannten Variablen importiert werden sollen. In der Spalte „Variablentyp“ legen Sie den Variablentyp fest, wofür das Datenmuster als hilfreicher Anhaltspunkt dient.

Hinweis: Spalten mit leerer Überschrift werden ignoriert und werde nicht im Dialog aufgeführt.

Nach Klick auf Importieren werden die Daten aus der Excel-Datei eingelesen und es stehen dann alle Analysefunktionen von Stats zur Verfügung.

Hinweis: Beim Import werden Variablennamen auf max. 63 Zeichen reduziert. Spalten mit Variablennamen, die bereits weiter links in der Excel-Datei in identischer Weise vorkommen, werden beim Import ignoriert.

Natürlich können keine Informationen über fehlende Werte oder Wertelabel importiert werden, da in der Excel-Datei derartige Informationen nicht enthalten sind. Das Messniveau wird entsprechend der Variablentypen gesetzt: Ganzzahl, Fließkomma und Datum erhalten das Niveau „Intervall“, wohingegen Text und Boolean auf „Nominal“ gestellt werden.

Neue externe Datei anlegen

Sie können mit MAXQDA Stats auch neue externe Dateien erzeugen und dann im SPSS-Format abspeichern, um beispielsweise Befragungsergebnisse direkt in MAXQDA Stats einzugeben und auszuwerten:

  • Sofern MAXQDA Stats noch nicht gestartet ist, wählen Sie hierfür im Menüband von MAXQDA den Eintrag Stats > Mit neuer externer Datei öffnen.
  • Sollte MAXQDA Stats bereits gestartet sein, lässt sich eine neue Datei direkt über das Hauptmenü über Datei > Neue externe Datei anlegen. Da in MAXQDA Stats immer nur ein Datensatz gleichzeitig geöffnet sein kann, wird Stats Sie daraufhin fragen, ob Sie die gerade geöffneten Daten noch speichern bzw. zu MAXQDA transferieren möchten, da die Datenmatrix ansonsten nicht mehr zur Verfügung steht, wenn die externe Datei erstellt wird.

MAXQDA Stats öffnet sich nach Auswahl der Funktion direkt mit einer leeren Variablenliste, in der Sie neue Variablen anlegen können, um dann anschließend im Dateneditor Werte einzugeben.

Externe Dateien im SPSS-Format speichern

Um eine aktuell geöffnete externe Datei als SPSS-Datensatz zu speichern, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die Menüfunktion Datei > Speichern unter und wählen Sie im erscheinenden Dateidialog einen Speicherort und einen Namen für die SPSS-Datendatei aus.
  2. MAXQDA Stats fragt nach, ob Sie die Codes auch zu SPSS exportieren möchten. Wenn Sie dies bejahen, wird für jeden Code, der in MAXQDA Stats für die Analyse in den Auswahldialogen zur Verfügung stand als jeweils eigene Variable exportiert. Die Werte dieser Variablen geben dann für jedes Dokument wieder, wie häufig der Code in dem betreffenden Dokument vorkommt.
Hinweis: Es lassen sich keine existierenden Dateien überschreiben, sondern nur neue Dateinamen vergeben. Das heißt bei jedem Speichervorgang wird eine neue Datei erzeugt.

Beim Exportieren der Daten zu SPSS sind folgende Besonderheiten zu berücksichtigen:

  • Da Sie in MAXQDA Stats auch Leerzeichen und andere in SPSS unerlaubte Zeichen für Variablennamen verwenden können, werden die Variablennamen SPSS-konform aufbereitet:
Variablenname Anpassung
Leerzeichen wird durch Unterstrich _ ersetzt
fängt mit # an # wird durch HASH ersetzt
fängt mit $ an
$ wird durch DOLLAR ersetzt
ist zu lange Name wird abgeschnitten
ist ein reserviertes Wort _MQ wird angehängt
beginnt mit ungültigem Zeichen Zeichen wird durch x ersetzt
nicht erlaubtes Zeichen wird durch Punkt ersetzt, Leerzeichen durch Unterstrich, am Ende werden sie abgeschnitten
  • Damit die Variablennamen nach der Anpassung weiterhin eindeutig sind, wird ggf. eine Zahl am Ende ergänzt.
  • Bei Text-Variablen werden die fehlenden Werte nur übertragen, sofern keiner der Variablenwerte länger als 8 Zeichen ist, denn in diesem Fall akzeptiert SPSS keine fehlenden Werte für String-Variablen.