Daten importieren und gruppieren

Daten importieren über den Tab „Import“

Auf dem Tab „Import“ stehen zahlreiche Funktionen für den Import unterschiedlicher Datenarten zur Verfügung. Wenn Sie ein neues leeres Projekt anlegen, wird der Tab automatisch geöffnet, damit Sie direkt mit dem Import Ihrer Daten beginnen können:

Datenimport starten über den Tab „Import“

So gehen Sie vor, um Standarddaten wie Texte, PDF-Dokumente, Tabellen, Bilder oder Audio-/Videodateien zu importieren:

  1. Wechseln Sie auf den Tab Import und klicken Sie auf das erste Symbol Dokumente.
  2. Es erscheint ein Dateidialog, in dem Sie die zu importierenden Dateien auswählen können. Halten Sie die Strg-Taste (Windows) bzw. cmd-Taste (Mac) gedrückt, um mehrere Dateien gleichzeitig auszuwählen.

Nach Bestätigung Ihrer Auswahl, werden die Dateien in das geöffnete MAXQDA-Projekt eingefügt und im Fenster „Liste der Dokumente“ angezeigt. In der folgenden Abbildung sieht man, dass fünf Texte „B01 Jan“, „B02 Maria“ usw. eingefügt wurden.

Anzeige von Dokumenten in der „Liste der Dokumente“ nach dem Import

Standardmäßig werden alle eingefügten Texte, PDF-Dokumente, Tabellen und Bilder in der Projektdatei gespeichert. Das heißt, Sie können die Ursprungsdatei verändern oder auch löschen, dies hat keine Auswirkungen auf die Datei. Umgekehrt gilt: Wenn Sie Veränderungen an einer Datei in MAXQDA vornehmen, z.B. Tippfehler ausbessern, hat dies keine Auswirkungen auf die Ursprungsdatei. Ausnahme bilden Audio- und Videodateien, denn diese werden aufgrund ihrer Größe nicht im Projekt gespeichert, sondern in einem speziellen Ordner für externe Dateien. Gleiches gilt für PDF-Dokumente und Bilder, die eine einstellbare Dateigröße überschreiten. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Externe Dateien“.

Beim Einfügen übernimmt MAXQDA den Dateinamen als Dokumentname, er kann später nach Belieben verändert werden, wobei man Doppelungen vermeiden sollte. Je nach Art des Dokuments erhalten die Dokumente unterschiedliche Symbole.

Hinweis: Mithilfe der weiteren Symbole auf dem Tab können besondere Datenarten, wie z.B. Fokusgruppen-Transkripte, Survey-Daten oder Daten von Twitter importiert werden. Die Besonderheiten dieser Importe werden in eigenen Abschnitten detailliert beschrieben.

Dokumente in Dokumentgruppen anordnen

Direkt nach dem Import können Sie sofort mit der Auswertung der Dokumente beginnen. Häufig wird man es aber – ähnlich wie bei der Handhabung der Festplatte auf dem Computer – vorziehen, etwas Ordnung zu schaffen und die Dokumente verschiedenen Ordnern zuzuweisen. Solche Ordner heißen in MAXQDA „Dokumentgruppen“. Sie funktionieren im Prinzip wie Ordner in Ihrem Computer, d.h. man kann ihnen einen beliebigen Namen zuordnen, wobei der Name auch aus mehreren Wörtern bestehen kann.

Dokumentgruppen sorgen für Ordnung in der „Liste der Dokumente“

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine neue Dokumentgruppe anzulegen:

  • Klicken Sie auf das Symbol Neue Dokumentgruppe in der Symbolleiste der „Liste der Dokumente“.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Wurzel in der „Liste der Dokumente“ und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Neue Dokumentgruppe.

MAXQDA legt daraufhin oben in der „Liste der Dokumente“ eine neue Dokumentgruppe an und vergibt hierfür automatisch einen Namen mit fortlaufender Nummer. Um der Dokumentgruppe einen aussagekräftigen Namen zu geben, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Umbenennen. Alternativ klicken Sie mit der Maustaste einmal auf die Namen, um die Zeile auszuwählen und dann noch einmal auf den Namen.

Als Namen für Dokumentgruppen eignen sich z.B. die Datenarten (Einzelinterviews, Gruppendiskussionen, Dokumentenanalyse etc.) oder Unterscheidungskriterien, die sich aus dem Sampling ergeben (Erste Erhebungswelle, Zweite Erhebungswelle; kirchliche Organisationen, öffentlich-rechtliche Organisationen etc.).

Hinweis: Es lassen sich nur Dokumentgruppen auf der obersten Ebene anlegen. Es ist also nicht möglich, eine Dokumentgruppe in einer Dokumentgruppe zu erstellen.

Die Zuordnung von Dokumenten zu Dokumentgruppen ist jederzeit veränderbar, indem man in der „Liste der Dokumente“ das Dokumentsymbol mit der Maus anklickt und bei gedrückter linker Maustaste dorthin bewegt, wo man das Dokument zuordnen will, d.h. man muss sich nicht schon beim Import des Dokuments verbindlich festlegen, zu welcher Dokumentgruppe es zugeordnet werden soll.

Dokumente verschieben und sortieren

Einzelne Dokumente verschieben

Sie können die Reihenfolge der Dokumente in der „Liste der Dokumente“ beliebig anpassen. Klicken und ziehen Sie ein Dokument mit der Maus an die gewünschte Position.

Mehrere Dokumente verschieben

Sie können mehrere Dokumente bei gedrückter Alt-Taste (Windows) bzw. option-Taste ⌥ (Mac) auswählen und anschließend die Auswahl mit gedrückter Maustaste verschieben. Um einen Bereich von Dokumenten auszuwählen, klicken Sie zuerst auf ein Dokument und klicken dann ein zweites Dokument bei gedrückter Shift-Taste ⇧ an. Dadurch werden alle Dokumente zwischen den angeklickten Dokumenten ebenfalls ausgewählt.

Mehrere Dokumente mithilfe der Aktivierung verschieben

Um mehrere Dokumente auf einmal zu verschieben, aktivieren Sie diese Dokumente zunächst, indem Sie z.B. die Strg-Taste (Windows) bzw. cmd-Taste (Mac) gedrückt halten und anschließend die gewünschten Dokumente anklicken. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine Dokumentgruppe und wählen Sie den Eintrag Aktivierte Dokumente hierhin verschieben.

Alle aktivierten Dokumente auf einmal in eine Dokumentgruppe verschieben

Dokumente sortieren

Um die Dokumente einer Dokumentgruppe zu sortieren, wählen Sie aus dem Kontextmenü der Dokumentgruppe Aufsteigend sortieren. MAXQDA sortiert die Dokumente nach aufsteigender Reihenfolge ihrer Namen von A – Z. Um die Dokumente in absteigender Reihenfolge von Z – A zu sortieren, wählen Sie entsprechend Absteigend sortieren.

Um die Dokumentgruppen nach Ihren Namen zu sortieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Wurzel der Dokumente und wählen Aufsteigend sortieren für eine Sortierung von A – Z oder Absteigend sortieren für die umgekehrte Reihenfolge.

Hinweis: Häufig arbeitet man mit Dokumenten oder Dokumentgruppen, deren Namen aus Zahlen bestehen oder deren Namen Zahlen enthalten, z.B. Interview 1, Interview 2, Interview 3. Bei mehr als zehn Dokumenten bzw. Dokumentgruppen empfiehlt es sich, für deren Bezeichnung durchgängig zweistellige Zahlen zu verwenden, damit die Dokumente entsprechend der Zahlenreihenfolge sortiert werden, z.B. Interview01, Interview02, …, Interview48. Bei mehr als 100 Dokumenten bzw. Dokumentgruppen sollten dementsprechend dreistellige Bezeichnungen verwendet werden, z.B. Interview001, Interview002 etc.

Weitere Möglichkeiten für den Datenimport

Sie können Dokumente nicht nur über den Tab „Import“, sondern auch über zahlreiche andere Wege in das geöffnete MAXQDA-Projekt importieren:

  • Klicken Sie auf das Symbol Dokumente importieren in der Symbolleiste der „Liste der Dokumente“.
  • Oder nutzen Sie das Tastenkürzel Strg+D (Windows) bzw. cmd+D (Mac).
  • Oder klicken Sie auf die Wurzel in der „Liste der Dokumente“ mit der rechten Maustaste und wählen Dokumente importieren.
  • Oder klicken Sie die Dokumentgruppe, der das Dokument zugeordnet werden soll, mit der rechten Maustaste an. Aus dem Kontextmenü wählen Sie dann Dokumente importieren.
Dokument einfügen mit Hilfe des Kontextmenüs einer Dokumentgruppe

Wie oben beschrieben, öffnet sich daraufhin ein Dateidialog, in dem Sie die einzufügende Datei auswählen können.

Hinweis: Die importierten Dokumente werden in die Dokumentgruppe importiert, die bzw. deren Dokument fokussiert, also blau markiert ist. Wenn keine Dokumentgruppe oder die Wurzel in der „Liste der Dokumente“ fokussiert ist, dann fügt MAXQDA die neuen Dokumente ganz oben im Baum ein.

Dokumente per Klicken und Ziehen importieren

Dateien lassen sich auch per Klicken und Ziehen mit der Maus von der Festplatte importieren: Markieren Sie einen oder mehrere Dokumente im Windows Explorer bzw. Mac Finder und ziehen sie die Dokumente einfach mit der Maus in die „Liste der Dokumente“ hinein. Lassen Sie die Dokumente dann an der gewünschten Position fallen.

Tipp: Um die Dokumente eines ganzen Ordners in MAXQDA zu importieren, ziehen Sie den Ordner aus dem Windows Explorer oder Mac Finder irgendwo in die „Liste der Dokumente“. MAXQDA legt daraufhin oben im Dokumentbaum eine neue Dokumentgruppe mit dem gleichen Namen des Dateiordners an und importiert in diesen alle von MAXQDA importierbaren Dokumente. Enthält der Ordner Unterordner, so werden diese ebenfalls als eigene Dokumentgruppen angelegt.

Dokumentsets

MAXQDA erlaubt es, temporäre Zusammenstellungen von Dokumenten als Dokumentset zu speichern. Der Unterschied zu den Dokumentgruppen besteht darin, dass jedes Dokument nur einer einzigen Dokumentgruppe zugeordnet sein kann, aber Mitglied in beliebig vielen Dokumentsets sein kann. Dokumentsets enthalten nur Verweise auf die Dokumente, so dass das Entfernen eines Dokumentes aus einem Set keine weiteren Folgen hat. Würde man hingegen ein Dokument aus einer Dokumentgruppe entfernen, so würde das Dokument inklusive all seiner Codierungen und Memos endgültig und unwiederbringlich aus dem Projekt gelöscht, also ein sehr folgenreicher Vorgang.

Dokumentsets werden mittels des Mechanismus der Aktivierung gebildet. Ein Dokument kann man aktivieren, indem man es mit der rechten Maustaste anklickt und aus dem Kontextmenü die Option Aktivieren auswählt. Ein Pfeil vor dem Dokument-Symbol sowie die dann rote Farbe des Symbols machen den Zustand der Aktivierung sichtbar.

Tipp: Einfacher und schneller funktioniert die Aktivierung, indem Sie auf den grauen Kreis vor einem Dokument klicken. Auf diese Weise können Sie auch eine gesamte Dokumentgruppe aktivieren.

Sind auf diese Weise die gewünschten Dokumente ausgewählt, muss noch das Set gebildet werden, und zwar so:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste die Zeile Sets im unteren Bereich des Fensters „Liste der Dokumente“ an.
  2. Wählen Sie Neues Set.

MAXQDA erstellt daraufhin ein neues Set mit dem Namen „Set 1“ und ordnet alle aktivierten Dokumente diesem Set zu. Sie können den Namen mit der rechten Maustaste anklicken und im Kontextmenü Set umbenennen wählen, um einen aussagefähigeren Namen zu wählen. Sets werden behandelt wie Dokumentgruppen, d.h. Sie können beispielsweise alle Dokumente eines Sets gleichzeitig aktivieren. Auch stehen alle Übersichtsoptionen der Dokumentgruppen (Codings, Memos, Variablen, Links) zur Verfügung.

Dokumentsets nachträglich verändern

Dokumente können jederzeit aus einem Set wieder entfernt werden: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument im Set und wählen Sie den Eintrag Dokument aus Set entfernen. Zwischen den verschiedenen Sets lassen sich die Dokumente einfach mittels Klicken und Ziehen mit der Maus verschieben.

Tipp: Sie können jederzeit ein Dokument mit der Maus in ein Set ziehen. Lassen Sie es hierzu auf dem Namen des Sets „fallen“ und MAXQDA fügt das Dokument ganz oben in das Set ein.

Solche Dokumentsets sind sehr praktisch, wenn man eine Auswahl von Dokumenten gesondert analysieren möchte. Man kann dann jeweils mit einem Mausklick alle Dokumente des Sets aktivieren. Dokumentsets sind auch ein Hilfsmittel, um das Resultat einer relativ komplexen Aktivierung via Dokumentvariablen zu speichern.

Automatisch generierte Dokumentvariablen beim Import

Zu jedem Dokument gehört ein Datensatz von Variablen („Dokumentvariablen“). Beim Import eines Dokuments wird gleichzeitig für jedes Dokument eine Art Karteikarte angelegt, ganz ähnlich wie bei Ihrem ersten Besuch bei einem Arzt, bei dem Sie nie zuvor gewesen sind. Wenn gleichzeitig mit dem Importieren ein solcher Datensatz von Variablen erzeugt wird, dann werden dort zuerst nur einige interne Variablen von MAXQDA gespeichert.

Sie wollen wissen, welche Variablen? Dann klicken Sie im Kontextmenü des Dokuments auf Übersicht Variablen, um diese internen Variablen („Systemfelder“) zu sehen. Unter anderem werden hier Datum und Uhrzeit des Imports und der Benutzername (Autor) festgehalten. In den Spalten Anzahl Codings und Anzahl Memos wird MAXQDA die Anzahl der für dieses Dokument vorhandenen codierten Segmente und Memos anzeigen.

„Übersicht Variablen“ für ein frisch importiertes Dokument

Diese Informationen erscheinen auch als Tooltip, wenn Sie die Maus in der „Liste der Dokumente“ über einen Dokumentnamen führen und einen Moment dort verweilen.