Codings, Memos, Variablen etc. zwischen Projekten austauschen

Sehr häufig findet sich bei der Teamarbeit folgende Ausgangssituation: Die Forschenden arbeiten parallel an den gleichen Daten – jede und jeder an einer eigenen Projektdatei auf dem eigenen Rechner. Die eine Person nimmt z.B. nur Codierungen mit ausgewählten Codes vor, die andere bearbeitet nur ausgewählte Dokumente. Beide verwenden dabei bereits existierende Codes und ergänzen teilweise neue Codes, schreiben neue Memos, Paraphrasen und Summarys. Für diese Situation erlaubt es MAXQDA, die Codierungen, Codes, Memos etc. aus der einen Projektdatei in eine andere zu übertragen.

Diese Teamarbeit setzt natürlich voraus, dass alle mit dem gleichen Datenmaterial arbeiten. Um dies zu gewährleisten, lesen Sie am besten das vorhandene Datenmaterial (z.B. Dokumente, Variablen, Interviewnotizen als Memos etc.) an einem Computer in eine MAXQDA-Projektdatei ein und verteilen dann die Projektdatei an alle Teammitglieder. Natürlich macht es häufig Sinn, bereits feststehende Kategorien zuvor als Codes in der „Liste der Codes“ zu definieren.

Hinweis: Die Teammitglieder können in ihren Projektdateien die Reihenfolge der Dokumente ändern und auch weitere Dokumente ergänzen. Auch Farbzuordnungen zu Dokumenten sind unproblematisch. Sie sollten aber weder Dokumentnamen verändern, noch eingelesene Texte editieren.

Wir haben es im Prinzip mit folgender Situation zu tun, wobei wir der Einfachheit halber in der Abbildung nur von zwei MAXQDA-Projekten ausgehen. Die Vorgehensweise ist mit drei, vier oder mehr Dateien prinzipiell identisch.

Beispielhafte Ausgangssituation (Unterschiede in Projekten sind kursiv gedruckt)

Im Beispiel ist Interview 4 nur auf Computer 1 vorhanden, Interview 5 nur auf Computer 2. Die Dokumentbasis muss also nicht völlig identisch sein, in dem Sinne, dass alle Dokumente des einen Projekts auch im anderen vorhanden sein müssen.

Auch das Codesystem muss nicht identisch sein, aber natürlich sollte man in einer Forschungsgruppe dafür sorgen, dass die gleiche Kategorie, d.h. der gleiche Code, auch einen identischen Namen besitzt und nicht bei jedem Teammitglied anders heißt.

Tipp: Die Projekte müssen selbstverständlich nicht auf unterschiedlichen Computern gespeichert sein. Es ist kein Problem, wenn sie auf dem gleichen Rechner liegen.

Wie funktioniert der Transfer?

Angenommen, „Interview 1“ würde an Computer 1 von Kollegin 1 codiert und mit Memos versehen. Wie gelingt es nun, die Ergebnisse dieser Arbeit der Kollegin an Computer 2 zugänglich zu machen, vor allem dann, wenn die Kollegin an Computer 1 während der Arbeit noch einige Codes neu definiert hat und Kollegin 2 bereits an der Projektdatei weiter gearbeitet hat?

In MAXQDA geht dies so: Kollegin 1 schreibt alle relevanten Informationen aus ihrem Projekt in eine MAXQDA-Exchange-Datei mit der Dateiendung „MEX“ und sendet diese Datei an Kollegin 2. Diese importiert dann die Informationen in ihr Projekt.

Ablauf des Exports und Imports beim Teamwork

Eine MEX-Datei erkennen Sie übrigens am Doppelpfeil im Dateisymbol und an der Dateiendung MEX. Die Abkürzung MEX steht für MAXQDA EXchange Format.

Teamwork Export: Daten in Exchange-Datei schreiben

Um einen Export der Teamwork-Daten zu starten, wählen Sie auf dem Tab Analyse die Funktion Teamwork > Teamwork Export: Daten in Exchange-Datei schreiben.

Teamwork Export starten

Daraufhin erscheint ein Dialog, in dem Sie Schritt für Schritt Einstellungen vornehmen können.

Dokumente und Codes auswählen

Zunächst wählen Sie die Dokumente aus, deren Daten Sie exportieren möchten. Sie können im Dialog einzelne Dokumente oder alle Dokumente einer Dokumentgruppe oder eines Dokumentsets auf einmal auswählen. Es ist auch möglich, die vor dem Start der Funktion aktivierten Dokumente auszuwählen.

Nach Klick auf Weiter >> erscheint ein Dialog für die Codeauswahl. Am unteren Rand ist zu sehen, wie viele Codes aktuell ausgewählt wurden und wie viele codierte Segmente in den zuvor ausgewählten Dokumenten vorkommen.

Dokumente auswählen (links), Codes auswählen (rechts)

Dateiname vergeben und Speicherort auswählen.

Nach einem Klick auf Weiter >> vergeben Sie einen Dateinamen und wählen einen Speicherort. MAXQDA schreibt dann alle Daten (Codes, Codierungen, Memos, Variablen, Summarys, Paraphrasen etc.) der ausgewählten Dokumente in die Export-Datei.

Import der Exchange-Datei im Zielprojekt

Sie können die Daten der Exchange-Datei in jedes MAXQDA-Projekt einlesen, in dem der gleiche Text (in diesem Beispiel „Interview 1“) vorliegt.

Wählen Sie hierzu im Tab Analyse die Funktion Teamwork > Teamwork Import: Daten aus Exchange-Datei lesen. Daraufhin erscheint ein Dialog, der Sie Schritt für Schritt durch den Importprozess leitet:

  1. Wählen Sie zuerst eine MEX-Datei aus. MAXQDA analysiert die Datei und präsentiert dann folgende Ansicht.
    Teamwork: Daten importieren

    In diesem Dialog müssen Sie die Korrespondenz von Quell- und Zieltext überprüfen. Sofern die Texte in den MAXQDA-Projekten gleich heißen, müssen Sie nichts weiter tun, als die von MAXQDA erstellte Zuordnung zu überprüfen. Wenn die Texte unterschiedliche Namen besitzen, muss man selbst die richtige Zuordnung vornehmen.
    Ist das Dokument noch gar nicht im Projekt vorhanden, können Sie die Option <Neues Dokument> wählen, um das Dokument aus der Exchange-Datei zu importieren. In der ersten Spalte können Sie bei Bedarf ein Dokument abwählen, dann wird es beim Import ignoriert.
  2. Nach Klick auf Weiter >> erscheint folgender Dialog für die Codeauswahl. Neue Codes, also solche, die es bisher noch nicht in dem geöffneten Projekt gibt, können Sie direkt an der grünen Schrift im Codesystem erkennen.
    Wählen Sie im Dialog alle Codes aus, die Sie importieren möchten.
    Codes auswählen
  3. Im dritten Schritt wählen Sie aus, welche Daten importiert werden sollen. MAXQDA zeigt nur die Datenarten im Dialog an, die in der MEX-Datei enthalten sind. Sie können einzelne Elemente, z.B. Variablen oder Paraphrasen abwählen, um sie beim Import zu ignorieren. Die weiteren Optionen steuern den Umgang mit Codierkonflikten und sind weiter unten im Detail beschrieben.
    Auswahl der zu importierenden Daten
  4. Durch Klick auf Importieren starten Sie den Importvorgang.
Hinweis: Bevor MAXQDA den Teamwork-Import startet, wird automatisch ein Backup Ihres aktuellen Projektzustandes im eingestellten Ordner für Sicherungskopien angelegt. Die Importprozedur lässt sich nicht durch Klick auf den Rückgängig-Pfeil am oberen rechten Fensterrand zurücksetzen.

Umgang mit Codierkonflikten

Beim Import eines Codings kann es vorkommen, dass an dem betreffenden Segment der gleiche Code bereits vergeben wurde. Dieses Segment hat möglicherweise auch andere Segmentgrenzen als das zu importierende Coding. Da in MAXQDA die Regel gilt, dass eine Dokumentstelle mit einem Code nur einmal codiert werden darf, können Sie im Aufklappmenü einstellen, welche Segmentgrenzen beim Import „gewinnen“ sollen:

  • Vorhandene Segmentgrenzen mit importierten überschreiben – Dies ist die Standardauswahl: Bei Konfliktfällen gewinnen die Segmentgrenzen des importierten codierten Segments.
  • Vorhandene Segmentgrenzen beibehalten – Bei Konfliktfällen gewinnt das bereits existierende codierte Segment, es wird also keine Änderung an den Segmentgrenzen vorgenommen.
  • Verwende äußere Segmentgrenzen der Codierungen – Bei Konfliktfällen werden die äußersten Segmentgrenzen der beiden codierten Segmente genommen.
  • Verwende inneren Überschneidungsbereich der Codierungen – Bei Konfliktfällen wird der reine Überschneidungsbereich beider Codierungen als Codierung genommen.

Zu jeder Codierung gehören in MAXQDA auch ein Kommentar und ein Gewicht. Für den Konfliktfall können Sie MAXQDA anweisen, ob die vorhandenen Kommentare und Gewichte beibehalten oder durch die importierten überschrieben werden sollen:

  • Vorhandene durch importierte Kommentare überschreiben – Bei eingeschalteter Option „gewinnt“ immer der Kommentar des importierten codierten Segments. Wenn das importierte codierte Segment keinen Kommentar hat, wird dieser ignoriert, das heißt, ein bereits vorhandener Kommentar wird niemals durch einen leeren Kommentar überschrieben.
  • Vorhandene durch importierte Gewichte überschreiben – Bei eingeschalteter Option „gewinnt“ immer das Gewicht des importierten codierten Segments.

Auch beim Import von Summarys können Sie steuern, wie MAXQDA vorgehen soll, falls für ein Dokument bei einem Code bereits ein Summary existiert:

  • Bereits vorhandene Summarys nicht verändern – Bei dieser Einstellung werden nur die Summarys importiert, die im Projekt noch leer waren. Im Konfliktfall werden die importierten Summarys also ignoriert und nicht importiert.
  • Vorhandene durch importierte Summarys überschreiben – Bei dieser Einstellung werden im Konfliktfall die im Projekt bereits existierenden Summarys gelöscht und durch die importierten überschrieben.
  • Importierte Summarys an vorhandene anfügen – Im Konfliktfall werden die existierenden Summarys durch die importierten ergänzt.

Was genau passiert beim Import?

Codierte Segmente (Codings):

  • Alle bereits im Dokument vorhandenen Codierungen werden je nach gewählter Option beibehalten oder angepasst.
  • Bisher nicht vorhandene Codierungen werden neu in das geöffnete Projekt eingefügt.
  • Wird in der Teamworkdatei ein codiertes Segment mit einem bislang nicht in der „Liste der Codes“ enthaltenen Code oder Subcode gefunden, so wird dieser Code neu erzeugt und in die „Liste der Codes“ an der entsprechenden Stelle eingefügt. Codes mit gleichem Namen an gleicher Position werden dabei als identisch gewertet, ihre Farbe spielt hingegen keine Rolle.

Memos:

  • Alle In-Dokument-Memos werden importiert (Ausnahme: Memos an der gleichen Anfansposition mit gleichem Titel).
  • Dokument-Memos in der „Liste der Dokumente“ werden nur importiert, wenn es am Dokument noch kein Memo gibt. Vorhandene Dokument-Memos bleiben also unberührt.
  • Code-Memos werden genauso behandelt.

Paraphrasen:

  • Eine zu importierende Paraphrase wird ignoriert, wenn an ihrer Position bereits eine Paraphrase im geöffneten Projekt existiert.

Variablen:

  • Variablen, die bisher nicht in der Variablenliste existieren, werden erzeugt und deren Werte werden importiert.
  • Bereits vorhandene Variable werden mit dem Wert aus der Importdatei aktualisiert, d.h. vorhandene Werte werden aktualisiert und somit überschrieben.

Teamwork direkt in der „Liste der Dokumente“ starten

Sie können den Export für ein Dokument, eine Dokumentgruppe oder ein Dokumentset auch direkt in der „Liste der Dokumente“ starten. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag und wählen Sie aus dem Kontextmenü Teamwork > Teamwork Export: Daten in MAXQDA Exchange-Datei schreiben.

Teamwork Export für „Interview 1“ direkt in der „Liste der Dokumente“ starten

Im Bild ist gut zu sehen, dass Sie im Kontextmenü in der „Liste der Dokumente“ auch die komplementäre Funktion Teamwork Import für ein Dokument, eine Dokumentgruppe oder ein Dokumentset direkt aufrufen können.