Daten importieren aus Excel und SPSS

Eine Datenmatrix für die Dokumentvariablen in MAX­QDA zu importieren kann in verschiedenen Situationen notwendig sein, z.B.:

  • Wenn man Antworttexte auf offene Fragen in Kombination mit einer quantitativen Datenmatrix auswerten will. In der Regel existiert die quantitative Datenmatrix schon, so dass es Doppelarbeit wäre, diese Daten erneut in MAX­QDA einzugeben.
  • Wenn man mit einer aus MAXQDA exportierten Datenmatrix statistische Analysen durchgeführt hat und die Resultate anschließend wieder in MAXQDA verwenden will. Beispielsweise könnte man eine Clusteranalyse für 40 Interviews berechnet haben und die Clusterzugehörigkeiten der einzelnen Interviews importieren wollen.

Dokumentvariablen aus Excel importieren

MAX­QDA kann Daten im Excel-Format importieren. Die zu importierende Datentabelle muss folgende Struktur aufweisen:

Dokumentgruppe Dokumentname Variable 1 Variable N
Gruppe 1 Text 1 Variablenwert von
Text 1
  Variablenwert von
Text 1
Gruppe 1 Bild 1 Variablenwert von
Bild 1
  Variablenwert von
Bild 1

Die ersten beiden Spaltenüberschriften dienen der eindeutigen Zuordnung der Variablenwerte zu den Dokumenten, daher sind diese beiden Spalten und ihre Überschriften obligatorisch. Jede Zeile muss deshalb die Angabe einer Dokumentgruppe und eines Dokumentnamens in der entsprechenden Spalte enthalten. Nur wenn ein mit diesen Angaben genau übereinstimmendes Dokument in der „Liste der Dokumente“ gefunden wird, erfolgt ein Variablenimport In den weiteren Spalten können so viele Variablenspalten wie benötigt angefügt werden.

Hinweis: Es lassen sich auch Variablenwerte für Dokumente importieren, die keiner Dokumentgruppe angehören. Hierzu muss die entsprechende Zelle in der Spalte „Dokumentgruppe“ leer sein.

Nachdem die Import-Datei entsprechend vorbereitet und abgespeichert wurde, können Sie die Import-Prozedur im Menüband aufrufen: Variablen > Dokumentvariablen importieren. Alternativ können Sie auf das Symbol Daten importieren  in der „Liste der Dokumentvariablen“ klicken.

Icon zum Importieren von Daten in der „Liste der Dokumentvariablen“

Im erscheinenden Dialogfeld können Sie die Quell- und Zielvariablen bzw. den Variablentyp festlegen.

Beim Import geht MAXQDA folgendermaßen vor:

  • Alle in der Importmatrix enthaltenen Variablen, die bisher nicht definiert waren, werden neu definiert.
  • Bei Variablen der Importmatrix, die bereits existieren, werden die vorhandenen Werte durch die Werte der Import-Matrix überschrieben.
  • Leere Werte (so genannte „System Missings“) bei den Variablentypen Ganzzahl und Fließkommazahl werden als Wert -999 importiert.
Tipp: Um den Import zu erleichtern, exportieren Sie zunächst die Datenmatrix der Variablen als Excel-Datei, indem Sie auf das Excel-Symbol in der Kopfzeile der Datenmatrix klicken. Es öffnet sich nun eine Excel-Tabelle, welche die vorgeschriebene Import-Struktur aufweist. Sie müssen nur noch Spalten für neue Variablen ergänzen bzw. vorhandene Variablenspalten mit Werten für die einzelnen Codes bzw. Dokumente füllen.

Dokumentvariablen aus SPSS importieren 

MAXQDA erlaubt es ebenfalls, Dokumentvariablen direkt aus einer SPSS-Datendatei (mit der Endung SAV) zu importieren. Damit die einzelnen Fälle einer SPSS-Datendatei sinnvoll in ein MAXQDA-Projekt importiert werden können, muss MAXQDA die Werte eines Falles einem Dokument im geöffneten Projekt zuordnen können. Hierfür ist es notwendig, dass die Datendatei sowohl eine Spalte (Variable) für die Dokumentgruppe als auch für den Dokumentnamen beinhaltet.

  1. Starten Sie den Importvorgang entweder über das Menüband (Variablen > Dokumentvariablen importieren) oder klicken Sie auf das Symbol Daten importieren  in der „Liste der Dokumentvariablen“.
  2. Wählen Sie im darauffolgenden Dateidialog eine SPSS-Datendatei aus.
  3. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie folgende Einstellungen vornehmen können:
Optionen beim Import einer SPSS-Datendatei

Im oberen Bereich teilen Sie MAXQDA mit, welche Variablen(spalten) die Informationen über die Dokumentgruppe und den Dokumentnamen enthalten, um eine Zuordnung der Fälle aus der Datendatei zu den einzelnen Dokumenten vornehmen zu können. MAXQDA wählt automatisch die ersten beiden Spalten der Datendatei aus, sofern nicht die Standard-Variablennamen „DocGroup“ und „DocName“ in der Datendatei enthalten sind. In Klammern steht zur besseren Orientierung zusätzlich der Variablenlabel.

Im unteren Bereich stehen Ihnen zwei weitere Optionen zur Verfügung:

Variablenlabel anstelle der Variablennamen importieren – Wenn Sie diese Option auswählen, werden nicht die Variablennamen importiert, sondern die meist deutlich längeren Variablen. Diese Einstellung ist zu empfehlen, wenn Sie eine Datendatei importieren möchten, die Sie zuvor aus MAXQDA heraus exportiert haben (denn so ist es leicht möglich, in MAXQDA bereits existierende Variablen, deren Werte Sie in SPSS angepasst haben, durch den Import zu aktualisieren). Bitte beachten Sie, dass Variablennamen in MAXQDA max. 63 Zeichen lang sein können und ggf. abgeschnitten werden.

Wertelabels anstelle der Werte importieren – In SPSS werden in der Regel standardisierte Antworten mithilfe von Zahlen in die Datenmatrix geschrieben, beispielsweise kann eine 1 „geringe Zustimmung“ und eine 5 „hohe Zustimmung“ repräsentieren. Nur die Zahlen in MAXQDA zu sehen, ist ggf. unpraktisch, weshalb die Auswahl dieser Option meist zu empfehlen ist, um die Antworten in MAXQDA direkt erkennen zu können, ohne jedes Mal auf einen Codierplan schauen zu müssen, der die Zuordnung der Zahlen zu den Antwortmöglichkeiten verrät.

Nach Klick auf OK erscheint ein Dialog, in dem Sie die Quell- und Zielvariable bzw. den Variablentyp für neu zu erstellende Variablen einstellen können.

Beim Import geschieht folgendes:

  • Alle in der Importmatrix enthaltenen Variablen, die bisher nicht definiert waren, werden neu definiert.
  • Bei Variablen der Importmatrix, die bereits existieren, werden die vorhandenen Werte durch die Werte der Importmatrix überschrieben.
  • Sofern in der SPSS-Datendatei definiert, wird nur der erste im SPSS-Dialog bei „Einzelne fehlende Werte“ festgelegte Wert für Variablen des Typs Ganzzahl, Fließkomma und Text übernommen. Bei Variablen mit dem Skalenniveau ordinal und nominal wird zudem die Variable in MAXQDA auf kategorial gesetzt.
  • Systemvariablen werden durch den Import nicht geändert.
  • Enthält die Importdatei gleichnamige Dokumente in derselben Dokumentgruppe, überschreibt der letzte Fall die vorherigen.
  • Leere Werte (so genannte „System Missings“) bei den Variablentypen Ganzzahl und Fließkommazahl werden als Wert -999 importiert.

Codevariablen aus Excel importieren

MAX­QDA kann eine Datenmatrix für die Codevariablen im Excel-Format importieren. Die zu importierende Datentabelle muss folgende Struktur aufweisen:

Code Variable 1 Variable N
Obercode 1Code 1 Variablenwert von Code 1   Variablenwert von Code 1
Obercode 1Code 2 Variablenwert von Code 2   Variablenwert von Code 2

Die erste Spaltenüberschrift dient der eindeutigen Zuordnung der Variablenwerte zu einem Code, daher sind diese Spalte und ihre Überschrift obligatorisch. Jede Zeile muss die Angabe eines Codes in der entsprechenden Spalte enthalten. Bei Subcodes muss der gesamte Pfad im Codesystem angegeben werden, wobei die Codes jeweils durch einen Backslash getrennt werden.

Tipp: Um unter Mac einen Backslash „\“ zu erzeugen, drücken Sie die Tasten option+⇧+7.

Nur wenn ein mit diesen Angaben genau übereinstimmender Code in der „Liste der Codes“ gefunden wird, erfolgt ein Variablenimport. In den weiteren Spalten können so viele Variablenspalten wie benötigt angefügt werden.

Nachdem die Import-Datei entsprechend vorbereitet und abgespeichert wurde, können Sie die Import-Prozedur aufrufen: Variablen > Codevariablen importieren. Alternativ können Sie auf das gleichnamige Symbol in der „Liste der Codevariablen“ klicken.

Im erscheinenden Dialogfeld können Sie die Quell- und Zielvariablen bzw. den Variablentyp festlegen.

Beim Import geht MAX­QDA folgendermaßen vor:

  • Alle in der Importmatrix enthaltenen Variablen, die bisher nicht definiert waren, werden neu definiert.
  • Bei Variablen der Importmatrix, die bereits existieren, werden die vorhandenen Werte durch die Werte der Import-Matrix überschrieben.
Tipp: Um den Import zu erleichtern, exportieren Sie zunächst die Datenmatrix der Variablen als Excel-Datei, indem Sie auf das Excel-Symbol in der Kopfzeile der Datenmatrix klicken. Es öffnet sich nun eine Excel-Tabelle, welche die vorgeschriebene Import-Struktur aufweist. Sie müssen nur noch Spalten für neue Variablen ergänzen bzw. vorhandene Variablenspalten mit Werten für die einzelnen Codes bzw. Dokumente füllen.