Die „Übersicht Memos“

Die Memos eines Projektes stehen nicht nur direkt an einem Text oder einem Code zur Verfügung, sondern auch in tabellarischen Übersichten. Solche Memo-Übersichten sind an verschiedenen Stellen des Programms verfügbar:

  • Eine Auflistung aller Memos kann unter anderem über Memos > Übersicht Memos aufgerufen werden.
  • In der „Liste der Dokumente“  kann man sich die Memos eines Dokuments sowie aller Dokumente einer Dokumentgruppe oder eines Dokumentsets zusammenstellen lassen. Hierzu wählen Sie aus dem Kontextmenü der gewünschten Ebene den Eintrag Übersicht Memos.
Übersicht Memos auf dem Tab „Reports“ öffnen

Egal, von welcher Stelle aus man die „Übersicht Memos“ aufruft, erscheint eine tabellarische Auflistung der entsprechenden Memos. Jedes Memo stellt eine Zeile in dieser Tabelle dar. Ein Klick auf eine Zeile zeigt das Memo im oberen Fenster der Übersicht an.

Die „Übersicht Memos“

Die Spalten der Tabelle enthalten alle wesentlichen Informationen über das Memo, unter anderem:

  • Die Namen des Dokuments und der Dokumentgruppe, zu dem das Memo gehört bzw. den Namen des Codes, falls es sich um ein Code-Memo handelt.
  • Bei Memos innerhalb eines Dokuments die Position im Dokument.
  • Autor*in und das letzte Änderungsdatum des Memos.
  • Eine Vorschau des Memotextes, und zwar die ersten 63 Zeichen.
  • Die Herkunft des Memos, d.h. ob es einem Code, einer Textstelle, einem Dokument oder Media-Datei, einer Dokumentgruppe, einem Dokumentset oder einem Projekt zugeordnet ist, oder ob es sich um ein freies Memo handelt.

Der obere Bereich des Fensters zeigt den Memoinhalt an, sodass sich schnell durch die verschiedenen Memos blättern lässt, ohne sie ihm Memofenster zu öffnen. In der „Übersicht Memos“ können die Memos nicht verändert, sondern nur gelöscht werden. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste eine Zeile an und wählen die Option Löschen.

Hinweis: Will man ein Memo ändern, so muss man auf die Zeile des gewünschten Memos doppelklicken. Es erscheint das Memofenster in der bekannten Form und man kann den Memotext ändern oder ergänzen.

„Übersicht Memos“ filtern

Wie alle Übersichten in MAXQDA lässt sich auch die tabellarische Übersicht der Memos nach verschiedenen Kriterien filtern. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie nur die Code-Memos eines Projekts, nur die Memos eines Benutzers oder nur die Memos, die nach einem bestimmten Zeitpunkt erstellt wurden, zusammenstellen möchten. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift mit der rechten Maustaste und wählen Sie Filter setzen, um einen Filter für die angeklickte Spalte zu setzen.

Weitere Informationen zum Filtern von Übersichten finden Sie unter Tabellarische Übersichten filtern.

Vordefinierte Filter

In der Symbolleiste der „Übersicht Memos“ findet sich neben den üblichen Filtermöglichkeiten für tabellarische Übersichten ein Aufklappmenü mit zahlreichen vorab definierten Filtern:

  • Alle Memos – Filterung ist ausgeschaltet, alle Memos der Tabelle werden angezeigt.
  • Memos ausgewählter User – Erlaubt es, User auszuwählen, nur Memos auswählbarer User zu betrachten.
  • Code-Memos – Reduziert die Anzeige der aktuellen Tabelle auf die Memos, die in der „Liste der Codes“ vergeben wurden.
  • In-Dokument-Memos – Reduziert die Anzeige in der aktuellen Tabelle auf Memos, die in einem Dokument vergeben wurden.
  • Dokument-Memos – Reduziert die Anzeige der aktuellen Tabelle auf die Memos, die in der „Liste der Dokumente“ vergeben wurden.
  • Freie Memos – Reduziert die Anzeige der aktuellen Tabelle auf freie Memos. Freie Memos sind nur in der sichtbar
  • Mit einem aktivierten Code verknüpfte Memos – Reduziert die Anzeige der aktuellen Tabelle auf die Memos, die mit einem derzeit aktivierten Code verknüpft sind.
  • Memos in Audio- und Videodateien – Reduziert die Anzeige der aktuellen Tabelle auf die Memos, die im „Multimedia-Browser“ einer Audio- oder Videoposition zugeordnet wurden.

Die vordefinierten Filter arbeiten unabhängig von den zuvor beschriebenen Filtermöglichkeiten für die Tabellenansicht.

„Übersicht Memos“ durchsuchen

Es ist ebenfalls möglich, in den verschiedenen Spalten zu suchen. Um eine spezielle Spalte zu durchsuchen, klicken Sie dessen Überschrift mit der rechten Maustaste an und wählen Suchen. Die Fundstellen des eingegebenen Suchbegriffs werden sofort farbig hinterlegt und mit der Pfeil-auf- und Pfeil-ab-Taste können Sie zwischen den Memos navigieren, in deren Zeile ein Suchtreffer gefunden wurde. Welche Spalten gleichzeitig durchsucht werden, können Sie durch Klick auf das Symbol Spalten für die Suche auswählen festlegen. Wenn Sie die Suchleiste mithilfe des Lupen-Symbols in der Symbolleiste der „Übersicht Memos“ einschalten, wird die Suche automatisch in allen Spalten durchgeführt.

Hinweis: Wenn Sie die Spalte „Vorschau“ durchsuchen, werden nur die ersten 63 Zeichen eines Memos, aber nicht dessen gesamter Memotext durchsucht. Wollen Sie im gesamten Memotext suchen, können Sie die Funktion Memos > Memos durchsuchen verwenden.

Neues freies Memo anlegen

In der Symbolleiste der „Übersicht Memos“ findet sich das Icon Neues freies Memo. Mit einem Klick auf dieses Symbol erzeugen Sie ein neues Memo, das weder einer Stelle im Datenmaterial, noch einem Dokument oder Code direkt zugeordnet ist. Alternativ können Sie ein freies Memo auf dem Tab Memos durch Klick auf das Symbol Neues freies Memo erzeugen.

Hinweis: Freie Memos sind in der „Übersicht Memos“ nur sichtbar, wenn die Übersicht via Memos > Übersicht Memos, im Memo-Manager oder per Rechtsklick auf den obersten Eintrag in der „Liste der Dokumente“ aufgerufen wurde.

Aus der „Übersicht Memos“ zu einem Memo springen

Die „Übersicht Memos“ ist interaktiv mit den Positionen verbunden, an denen die Memos erstellt wurden. Ein Klick auf eine Zeile in der Tabelle führt dazu, dass MAXQDA zum jeweiligen Memo „navigiert“:

  • Bei In-Dokument-Memos wird das Dokument, zu dem das Memo gehört, in das Fenster „Dokument-Browser“ geladen, wobei es genau in dem Bereich positioniert wird, wo sich das Memo befindet.
  • Bei In-Media-Memos an einer Audio- oder Videoposition wird die Media-Datei an der entsprechenden Stelle positioniert, allerdings nur, wenn der „Multimedia-Browser“ sichtbar ist.
  • Bei Code-Memos wird der betreffende Code in der „Liste der Codes“ selektiert (bemerkbar an einem blauen Balken).
  • Bei Dokument-Memos wird das betreffende Dokument in der „Liste der Dokumente“ blau selektiert.

Memotexte aus der „Übersicht Memos“ exportieren

Alle Zusammenstellungen von Memos in der „Übersicht Memos“ können exportiert werden; als sequenzielle Auflistung der Memotexte in einer Textdatei für Word und andere Schreibprogramme (DOCX- und RTF-Format) oder als Tabelle im Excel-, HTML- oder TXT-Format.

Die sequenzielle Auflistung der Memos als Textdatei hat beispielsweise folgendes Aussehen:

Export von Memos als Fließtext

In dieser Datei sind also alle Informationen über das Memo und über die verknüpften Codes enthalten sowie der komplette Text des Memos, also nicht nur wie in der Memo-Tabelle eine Vorschau auf die ersten 63 Zeichen des Memotextes. Die Originalformatierung bleibt beim Export erhalten.

Wählt man als Exportformat HTML oder Excel, so erstellt MAXQDA eine übersichtliche Tabelle, die auch sogleich im standardmäßig eingestellten Internetbrowser bzw. in Excel angezeigt wird. Auch hier wird der vollständige Memotext exportiert, allerdings wird im Gegensatz zum Export als Fließtext die Schriftformatierung vereinheitlicht..

Der Export der „Übersicht Memos“ erfolgt über die Symbole am oberen rechten Rand des Fensters:

Als Excel-Tabelle öffnen – Erstellt eine Excel-Tabelle und öffnet diese.

Als HTML-Tabelle öffnen – Erstellt eine HTML-Webseite und öffnet diese mit Ihrem Standardbrowser.

Exportieren – Erstellt eine Word-Datei (DOCX-Format) mit den Memos als Fließtext oder als Tabelle, als Excel-Datei (XLSX-Format), als Webseite (HTML-Format) oder in anderen Formaten.

Exportiert wird jeweils die gesamte Tabelle, es sei denn einzelne Zeilen sind ausgewählt, was Sie an der grünen Markierung erkennen. Ein einzelnes Memo markiert man, indem man es mit der linken Maustaste anklickt. Mehrere Memos können ausgewählt werden, indem bei gedrückter Strg-Taste (Windows) bzw. cmd-Taste (Mac) die gewünschten Memos mit der linken Maustaste nacheinander angeklickt werden. Ein Bereich von hintereinander gelisteten Memos lässt sich so auswählen, dass zunächst das erste Memo und dann bei gedrückter Shift-Taste das letzte gewünschte Memo angeklickt wird.

Tipp: Für den Export der Code-Memos als Codebuch mit Kategoriendefinitionen stellt MAXQDA eine eigene Report-Funktion bereit, die Sie unter Reports > Codebuch aufrufen können und die hier im Detail beschrieben ist.