MAXQDA ermöglicht es, für jeden Text einen Datensatz von Attributen, d. h. Variablen im Sinne von Statistikprogrammen, zu verwalten. Zum Beispiel können Sie persönliche Daten und Rahmeninformationen zu einem Text festhalten oder aber bestimmte Textmerkmale klassifizieren und in Form von Variablen bzw. Variablenwerten codieren. MAXQDA unterscheidet zwischen zwei Arten der Darstellung von Variablen: Die Variablen- und die Datenansicht.
Bevor man Werte für die Variablen eingeben kann, müssen diese zuerst definiert werden. Klicken Sie in der Menüzeile auf Variablen und dann auf Liste der Dokumentvariablen. Beim ersten Aufruf ist das Fenster nicht leer, denn MAXQDA hat bereits interne Variablen (u. a. den Namen der zugehörigen Dokumentgruppe, den Dokumentnamen und das Importdatum des Textes) erzeugt. Insgesamt erscheinen beim ersten Aufruf schon sieben Variablen in der Liste. Neue Variablen lassen sich in der Variablenansicht erzeugen. Dies geht am schnellsten mit einem Klick auf den Button Neue Variable 
.
Die internen Variablen, die also schon von vornherein vorhanden waren, erkennt an daran, dass sie in der ersten Spalte ein rotes Symbol besitzen. Vom Benutzer erstellte Variablen hingegen zeigen an dieser Stelle ein blaues Symbol. Mit einem Rechts-Klick auf eine der Überschriften der Variablen, öffnet sich ein kleines Menü. Klicken Sie Spaltenauswahl, um zu bestimmen, welche Variablen in der Datenansicht angezeigt werden. Wenn man mit vielen Variablen arbeitet, kann die tabellarische Ansicht recht unübersichtlich werden, so dass die Möglichkeit, nur ausgewählte Variablen anzuzeigen, dann benötigt wird.
